Swiss Contribution

Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej

Project supported by a grant from Switzerland through the Swiss Contribution to the enlarged European Union

INSTYTUCJA REALIZUJĄCA PROJEKT

Fundacja Karpacka

Informacje prasowe

24-06-2016

Zapytanie ofertowe na organizację wizyty studyjnej dla touroperatorw.

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 6/2016/AK

na organizację wizyty studyjnej dla touroperatorów

 

w ramach projektu „Alpy Karpatom”, realizowanego przez Fundację Karpacką – Polska, współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.

 

  1. I.        DANE ZAMAWIAJĄCEGO

Fundacja Karpacka – Polska, ul. Rynek 7, 38-500 Sanok, NIP: 687 – 169 – 20 – 10.

 

  1. II.        OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej dla przedstawicieli minimum czterech dużych europejskich firm turystycznych, zajmujących się turystyką przyjazdową do Polski, dla min 8osób (plus personel obsługujący wizytę, ok. 3 osoby), w okresie: lipiec-wrzesień 2016 roku.

 

Celem wizyty touroperatorów jest przegląd oferty turystycznej regionu górskich obszarów województwa podkarpackiego i włączenie jej do oferty sprzedażowej firm uczestniczących w wizycie. Dodatkowo, organizacja wizyty powinna przyczynić się do dotarcia do nowych grup turystów, ze szczególnym uwzględnieniem tych, którzy mieszkają poza granicami Polski oraz mieszkańców dużych polskich miast.

  

  1. Specyfikacja istotnych warunków Zamówienia:

 

1.1.   W ramach przedsięwzięcia planuje się zorganizowanie i przeprowadzenie jednej wizyty studyjnej (study tour), trwającej pięć dni dla ośmiu osób + personel.

1.2.   Termin przeprowadzenia wizyty studyjnej – lipiec-wrzesień 2016 roku (szczegółowa data do uzgodnienia z Zamawiającym),

1.3.   W ramach zaplanowanego zadania, Wykonawca zobowiązany jest:

1.1.1. wyłonić przedstawicieli europejskich touroperatorów (jedna z firm może być z Polski) – łącznie osiem osób.

1.1.2. przygotować szczegółowy harmonogram wizyty,

1.1.3. promocja wizyty studyjnej w mediach /  internet

1.1.4. zapewnić pełną usługę transportową (w przypadku biletów lotniczych klasa ekonomiczna),

1.1.5. zapewnić ubezpieczenie uczestników wizyty na czas przejazdu i pobytu. Polisa ubezpieczeniowa powinna obejmować w szczególności pokrycie kosztów leczenia i pomocy w podróży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KLA), następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), utraty bagażu podróżnego, pokrycie kosztów anulowania noclegu w hotelu (OH).

1.1.6. zapewnić pilotaż/przewodnika (w języku angielskim) wizyty studyjnej oraz obsługę programu turystycznego i rekreacyjnego.

1.1.7. zapewnić usługi noclegowe: miejsce zakwaterowania powinno odpowiadać standardowi hotelowemu min. 3 gwiazdek lub równoważne, zgodnie z ustawą o usługach turystycznych (Zamawiający wymaga zakwaterowania uczestników w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, z łazienką), 

1.1.8. zapewnić usługi gastronomiczne: wykonawca zobowiązany będzie zapewnić uczestnikom wizyty studyjnej dzienne wyżywienie obejmujące 3 posiłki, w miarę możliwości specjały kuchni regionalnej. Menu obiadów składać się musi z co najmniej 3 dań: przystawki/zupy, dania głównego i deseru z napojami ciepłymi i zimnymi,  

1.1.9. zorganizować jedną uroczystą kolację - typu gala dinner, w której udział wezmą uczestnicy wizyty studyjnej, przedstawiciele Zamawiającego i zaproszeni goście,  max 15 osób. Menu i forma  kolacji do uzgodnienia z Zamawiającym,

1.1.10.           Dostarczyć każdemu uczestnikowi wizyty studyjnej pakiet materiałów informacyjno – promocyjnych  odwiedzanych miejsc i regionu, w języku angielskim lub z dołączonym tłumaczeniem.

  

  1. Termin i miejsce realizacji zamówienia:

 

1.1.   Wizyta studyjna zostanie przeprowadzona w okresie lipiec-wrzesień 2016 roku (dokładny termin do zaproponowania w ofercie i uzgodnienia z Zamawiającym).

1.2.   Wizyta będzie przeprowadzona w najatrakcyjniejszych miejscach obszaru realizacji projektu Alpy Karpatom, tj. zlokalizowanych na terenie powiatów: bieszczadzkiego, leskiego, sanockiego, krośnieńskiego i powiatu miasta Krosna.

1.3.   Wykonawca przygotuje i przedstawi Zamawiającemu do akceptacji harmonogram wizyty studyjnej (z podziałem na godziny).

 

  1. III.        OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

 

  1. Wykonawca ma prawo złożyć nie więcej niż dwie oferty.
  2. Oferta powinna mieć formę pisemną przesłaną do siedziby zamawiającego: Fundacja Karpacka – Polska, ul. Rynek 7, 38-500 Sanok, w terminie o którym mowa w punkcie VI, w formie papierowej oraz elektronicznej na adres: biuro@fundacjakarpacka.org .
  3. Składając ofertę, wykonawca musi przedłożyć:

1.1.   Wypełniony Formularz ofertowy wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

1.2.   Podpisany przez Wykonawcę Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego – Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania.  

1.3.   Podpisany przez Wykonawcę Załącznik nr 3 (wg własnego wzoru) – Harmonogram wizyty studyjnej.

1.4.   Wyciąg aktualnego właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

1.5.   Opis i dokumenty potwierdzające doświadczenie w organizacji podobnych wizyt studyjnych lub innych imprez dla grup turystów.

1.6.   Dokumenty (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem) potwierdzające uprawnienia osób podpisujących ofertę Wykonawcy do działania w jego imieniu (w tym także pełnomocnictwa), o ile uprawnienia te nie wynikają z załączonych dokumentów rejestrowych.

 

POWYŻSZE DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA STANOWIĄ INTEGRALNĄ CZĘŚĆ SKŁADANEJ OFERTY, JAKO ELEMENT KONIECZNY WYMOGÓW FORMALNYCH. BRAK ZAŁĄCZONYCH WSZYSTKICH WW. DOKUMENTÓW, WYMAGANYCH PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO LUB TEŻ ZŁOŻENIE ICH W NIEWŁAŚCIWEJ FORMIE, SPOWODUJE ODRZUCENIE OFERTY WYKONAWCY

 

  1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
  2. Oferta może być przyjęta przez Zamawiającego wyłącznie bez zastrzeżeń, przez złożenie oferty zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 1 Formularz ofertowy do niniejszego zapytania  ofertowego wraz z podpisanymi dokumentami i oświadczeniami wymienionymi w rozdziale III pkt 3 niniejszego zapytania ofertowego.
  3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za nienależyte wykonanie przedmiotu umowy tj. niezgodne z wytycznymi, określonymi w rozdziale II Opis przedmiotu zamówienia oraz załączniku nr 3 do Zapytania Ofertowego – Harmonogram wizyty studyjnej, uwzględniający uwagi Zamawiającego.
  4. Zamawiający nie przewiduje   przedłużania terminu realizacji umowy.
  5. Zamawiający informuje, iż w przypadku, kiedy złożone oferty nie przyniosą zamawiającemu rozwiązań i rezultatów, jakie zamierza osiągnąć wszczynając niniejsze postępowanie ofertowe – może postanowić on o wszczęciu ponownej procedury zapytania ofertowego, celem wyboru najkorzystniejszej oferty odpowiadającej rozwiązaniom i rezultatom oczekiwanym poprzez niego.

 

  1. IV.        SPOSÓB OBLICZANIA OFERTY 

 

  1. Oferta wykonawcy sporządzona w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe (zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy do niniejszego zapytania ofertowego)  winna zawierać cenę brutto realizacji całości zamówienia.
  2. Cena brutto będzie niezmienna do zakończenia realizacji usługi i nie będzie podlegać negocjacji.
  3. Cena brutto realizacji zamówienia winna zawierać podatek VAT według stawki obowiązującej na dzień składania ofert.
  4. Rozliczenie między Zamawiającym, a wykonawcą będzie prowadzone w złotych polskich. Nie dopuszcza się rozliczeń w walutach obcych.
  5. Należy przewidzieć całość realizacji zadania, a wszystkie utrudnienia wynikające z warunków realizacji zamówienia Wykonawca winien uwzględnić w zaproponowanej cenie.

 

  1. V.        SPOSÓB I TERMIN ZAPŁATY

 

  1. Wynagrodzenie należne wykonawcy płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku, wystawionej/-go  niezwłocznie po zrealizowaniu całego zadania.

 

  1. VI.        TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERTY

 

  1. Ofertę należy składać w terminie do dnia 30 czerwca 2016 roku do godziny 15.00. DECYDUJE DATA WPŁYWU.
  2. Ofertę należy składać:

2.1     w siedzibie:        
Fundacji Karpackiej – Polska       
ul. Rynek 7     
38-500 Sanok

tel. 13 46 38 854 osobiście lub przesłać pocztą/kurierem na w/w adres,
z dopiskiem na kopercie: „Wizyta touroperatorów”. Koperta powinna być opatrzona nazwą oraz dokładnym adresem Wykonawcy.

2.2     ORAZ w wersji elektronicznej (bez podpisów) na adres e-mail: szwarc.burnatowska@fundacjakarpacka.org.

 

  1. VII.        PROCEDURA I KRYTERIA OCENY OFERT ORAZ ICH WAGA:

 

  1. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego dla zamówień do 30 tys. euro – art. 4 pkt. 8 Ustawy PZP.
  2. Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego, Wykonawca zostanie wybrany w wyniku oceny ofert, dokonanej zgodnie z następującymi kryteriami oceny i ich wagami:   

 

  1. 1.    CENA – 50 %

 

Liczba uzyskanych punktów

=

Najniższa oferowana cena brutto wśród ważnych ofert

x 100 pkt x  50 %

Cena brutto badanej oferty

 

 

  1. 2.    ATRAKCYJNOŚĆ OFERTY – 50 %

 

Liczba uzyskanych punktów

 

=

 

Liczba punktów badanej oferty

 

x 100 pkt x  50 %

 

Liczba punktów oferty z największą ilością punktów

 

 

 Liczba punktów jaką można uzyskać za ocenę atrakcyjności oferty: od 1 do 15 max.

 

  1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (suma punktów w  kategorii cena i atrakcyjność oferty).
  2. Zamawiający dokona oceny ofert ważnych (nie odrzuconych) w oparciu o przyjęte kryteria wyboru ofert.
  3. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu i uzyska największą ilość punktów w oparciu o podane kryteria wyboru. 
  4. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy kierując się zasadą:

6.1.            przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania,

6.2.            ochrony uczciwej konkurencji,

6.3.            swobody przepływu kapitału, dóbr i usług,

6.4.            niedyskryminacji i równego traktowania wykonawców na rynku.

 

  1. VIII.        WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
    1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące wymogi:

1.1.            Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

1.2.            Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują potencjałem osobowym zdolnym do wykonywania zamówienia.

1.3.            Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

1.4.            Nie są objęci postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym oraz nie zalegają z uiszczaniem podatków, opłat składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.   

1.5.            Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwa w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku, mających na celu  popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego.

  1. Na potwierdzenie spełniania opisanych powyżej warunków Zamawiający wymaga podpisania załączonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego).

 

  1. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

 

Ocena zostanie dokonana najpóźniej do dnia 8 lipca 2016 roku.

Oferenci zostaną powiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty mailowo lub telefonicznie, najpóźniej do dnia 8 lipca 2016 roku.

W trakcie trwania naboru Zamawiający może wprowadzić modyfikację treści zamówienia.

W uzasadnionym przypadku, Zamawiający może odstąpić od realizacji zamówienia. 

 

  1. POZOSTAŁE INFORMACJE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ ZAMÓWIENIA

 

  1. Postępowanie jest prowadzone zgodnie z przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, w tym przede wszystkim: zasadami przejrzystości, jawności prowadzonego postępowania, uczciwej konkurencji, swobody przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług oraz równości szans wykonawców/dostawców, równego i niedyskryminacyjnego traktowania wykonawców i dostawców.
  2. W związku z sytuacją określoną w rozdziale VIII Warunki udziału w postępowaniu  Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze
  3. Wykonawca związany jest ofertą po podpisaniu umowy.
  4. Dodatkowych informacji udziela:

Dagmara Gawdzis-Maślanka, tel. 13 46 388 54

e-mail: Dagmara.maslanka@fundacjakarpacka.org

  1. XI.        ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
    1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy.
    2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania.   

 

 

 

 

 

            Załącznik nr 1

 Powinien stanowić pierwszą stronę składanej oferty!

FORMULARZ OFERTY

 

Nazwa i adres Wykonawcy:

……..……………………………………………….……………………….………………………………………………..….………………………

……..…………………………………….……………..………………….…….………………………………………………………………………

Osoba uprawniona do kontaktu z Zamawiającym (imię, nazwisko, stanowisko):

……..…………………………………….……………………….………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Nr tel.: ................................................................ e-mail: .............................................................

NIP: …………………………………………………………………..…………………………………………………………………………….

 

Do:
Fundacja Karpacka – Polska,
ul. Rynek 7, 38-500 Sanok,  szwarc.burnatowska@fundacjakarpacka.org

 

Nawiązując do zapytania ofertowego nr 6/2016/AK na organizację wizyty studyjnej  dla turoperatorów w ramach projektu„Alpy Karpatom”

 

oferujemy wykonanie zamówienia w cenie:

 

  1. Wartość brutto organizacji wizyty studyjnej (study tour) ………………………..……….…………………………………………………………………………………………………

 

Słownie  brutto ogółem: ……..…………………………………….……………………………….……………..………………….……………………………………..

……..…………………………………….………………………………………….………………………...………………………………….…

 

Proponowany termin wizyty studyjnej: …………………………………………………………………………………

 

 

………………………………………..                                                         ........................................................

  miejscowość, data                                                                      pieczęć i podpis osoby upoważnionej

 

 

Załącznik nr 2

 

OŚWIADCZENIE

dot. firmy oferenta

 

Niniejszym oświadczam, iż firma, którą reprezentuję:

 

  1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, będącej przedmiotem zamówienia, zgodnego z zapytaniem ofertowym nr 6/2016/AK na organizację wizyty touroperatorów jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
  2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotowego zamówienia.
  3. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
  4. Nie jest objęta postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym oraz nie zalegają z uiszczaniem podatków, opłat składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne
  5. Nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwa w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku, mających na celu  popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego.

 

 

 

 

 

…………………………                                                                                     …………………………

Data i podpis                                                                                                         Pieczęć